Все крупные производственные концерны и небольшие предприятия в сфере алкорынка обязаны вести помарочный учет спиртосодержащих напитков. Данные о продаже должны фиксироваться на едином электронном портале учета. При этом сведения о потерянной или испорченной продукции так же должны быть зафиксированы в электронной базе. В случае порчи, недостачи, пересортицы, потери должно производиться списание с целью корректировки остатков в системе ЕГАИС 2019. Значительные расхождения могут привести в лучшем случае к предписаниям, а в худшем к административным санкциям в виде штрафов.
Многие субъекты алкорынка сталкиваются с несоответствием остаточных данных в единой базе и задекларированных документах. В согласии с требованиями регулятора закона по окончании квартала фактические сведения по остатку должны совпадать с данными в декларации. В прошлом году после сдачи фискального документа у многих не сошлись остатки по данным ЕГАИС. В большинстве случаев это произошло из-за различных методик регистрации продаж и закупок или же из-за того, что алкоголь был реализован в последний день квартала. Бывает и такое, что сама накладная пришла в последние дни отчетного периода. В итоге может потребоваться корректировка остаточных данных в ЕГАИС. Своевременное устранение недочётов позволит избежать ненужных проверок.
Как правильно произвести списание остатков алкоголя в ЕГАИС?
Все производственные объединения стараются вести учет правильно в согласии с методическими рекомендациями законодателя. Руководители предприятий следят за тем, чтобы списание остаточных сведений в единой базе ЕГАИС производилось в согласии с требованиями закона. Однако несмотря на это расхождения все-таки могут произойти из-за отключения электричества, сбоя в сети интернет и ошибок человеческого фактора. Выравнивание остатков ЕГАИС – это достаточно длительный процесс. Соблюдение нижеперечисленных рекомендаций позволит вам правильно скорректировать все данные.
- Организуйте инвентаризацию магазина. Параллельно запросите остатки на Регистрах, чтобы их потом перевести на Регистр 2, а также сделайте фактический перерасчет бутылок.
- Произведите проверку и удостоверьтесь, что по всей пересчитанной АП надлежащим образом оформлены бумаги товародвижения.
- Сопоставьте все номенклатурные данные с информацией на едином государственном портале.
- Выполните запрос сведений по остаткам спиртосодержащих напитков в ЕГАИС по соответствующим Регистрам.
- Продумайте возможность оформления дополнительных материалов, например, актов постановки на баланс или же возврата продукции.
Во избежание штрафных санкций важно направлять задекларированный документ по фактическим данным, а не по выданным остаточным сведениям. Перед проверкой обязательно запрашивайте информацию по остаткам и постарайтесь реализовать АП, если это еще не выполнено.
В прошлом при реализации крепких спиртосодержащих напитков можно было вносить каждую единицу товара в акт списания. В качестве причины можно было указать «Реализация». Однако сейчас, чтобы выполнить данную операцию, необходимо выбрать другое поле под названием «Другие причины». Если постоянно таким образом убирать минусовые остатки алкоголя в ЕГАИС, это может заинтересовать ФС РАР и привести к наложению штрафа. Поэтому необходимо следить за своевременным списанием АП и поддерживать остатки в актуальном состоянии. Росалкогольрегулирование внимательно следит за возможными расхождениями. Для надзорных инстанций несоответствие представленных сведений может свидетельствовать о нарушении порядка учета и декларирования.
Как запросить остаточные сведения в ЕГАИС?
- Регистр №1. Выберите соответствующую вкладку, с помощью которой можно выполнить запрос. По истечении некоторого времени должен прийти ответ и тогда в графе будет написано «Получены остатки». Если имеются расхождения, необходимо остаточные сведения привести в соответствие ЕГАИС. Для этого понадобится выбрать графу «Корректировка учетных остатков». При затруднениях вы всегда можете обратиться в техподдержку.
- Регистр №2. В данном системе сразу же войти в графу «Корректировка…» не удастся. Вначале нужно будет направить соответствующую информацию с указанием необходимых сведений и только затем придет ответ по остаточным данным. Если нужно оприходовать товар, потребуется выбрать строку «Оприходование…». Вам нужно будет выбрать номенклатуру, если она не определилась в автоматическом порядке. Дополнительно потребуется заполнить стоимость. Общая сумма будет рассчитана автоматически. После этого необходимо будет провести документ и закрыть вкладку «Оприходование товаров».
При работе с Регистрами 1 и 2 могут возникнуть определенные сложности. Вы всегда можете написать в техподдержку egais, например, если не удается провести документ или выполнить какую-либо другую функцию. Система поштучного учета требует сверки данных с цифровыми идентификаторами. В этом случае необходимо запросить остаточные сведения Регистра 3 в платформе ЕГАИС. Система содержит информацию об акцизных и специальных марках. Несоответствие данных также может вызвать ненужные вопросы со стороны надзорных подразделений.
Как убрать отрицательные остатки в ЕГАИС?
На основании методологических рекомендаций все учетные сведения должны быть положительными. Исходя из утвержденных положений регулятора закона остатки в базе ЕГАИС могут быть отрицательными только в течение одного операционного дня. Для закрытия минуса переведите накладную по всей АП в торговый зал на Регистр 2 и продолжайте поэтапно ее списывать. В этом случае нет необходимости осуществлять контроль отрицательных остатков. Однако при возврате необходимо будет производить перемещение продукции с Регистра 2 на Регистр 1.
В большинстве случаев ошибки происходят из-за неправильного выравнивания данных. Например, нередко юридическое подразделение имеет неподтвержденные накладные, а по факту товар уже реализован. Или же бывает так, что приемка осуществлялась без надлежащей проверки. Перед тем как произвести корректировку убедитесь, что вся документация на едином информационном портале сформирована на основании данных о продажах. Среди распространенных проблем можно выделить следующие:
- Излишки. Происходят, когда по складской документации количества бутылок больше, чем при подтверждении остатков алкоголя через ЕГАИС. В этом случае необходимо будет поставить продукцию на баланс.
- Недостача. Появляется в тех случаях, когда количество АП по складской документации меньше, чем в единой системе. В некоторых случаях это происходит из-за того, что бутылки были разбиты, утеряны или же акцизная марка была повреждена. Потребуется произвести списание.
Во всех случаях необходимо убедиться почему появились минусовые остатки. Например, причиной может быть некомпетентность персонала, сбой программного обеспечения или же недобросовестная работа поставщиков. Своевременное выявление проблемы позволит избежать штрафа за отрицательный остаток в ЕГАИС. Сегодня можно заказать услугу аудита остатков и ошибок, что позволит своевременно выявить недочеты и как следствие избежать ненужных вопросов со стороны надзорных органов.
Как сделать перенос остатков ЕГАИС при смене КПП?
Каждое производственное объединение может перенести данные по остатку через личный кабинет egais. Для этого понадобится заполнить соответствующее заявление. После подтверждения переноса все остатки в автоматическом порядке будут перемещены. В большинстве случаев РАР принимает положительное решение, если изменился КПП, но при этом адрес остался прежним. В случае вынесения отрицательного вердикта необходимо обратиться в РАР.
На сегодняшний день корректировка данных может производиться как вручную, так и с использованием специализированных программ. Последние помогают сэкономить время и наиболее оперативно выявить истинную причину несоответствия данных.